KSeF i biuro rachunkowe. Jak bezpiecznie nadawać dostęp do faktur?

Wraz z obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur firmy będą musiały zadbać nie tylko o samo wystawianie faktur, ale również o odpowiednie zarządzanie dostępami do systemu. Dotyczy to zarówno małych działalności gospodarczych, jak i większych organizacji współpracujących z działami księgowymi lub zewnętrznymi biurami rachunkowymi.

Ministerstwo Finansów przewiduje możliwość nadawania uprawnień różnym osobom i podmiotom. Warto jednak zrobić to świadomie i zgodnie z zasadami bezpieczeństwa.

Kto może otrzymać dostęp do KSeF?

Dostęp do KSeF można nadać:

• pracownikowi firmy,
• księgowej,
• biuru rachunkowemu,
• osobom odpowiedzialnym za wystawianie lub odbieranie faktur.

Zakres dostępu zależy od tego, jakie uprawnienia zostaną przypisane danej osobie lub firmie.

(gov.pl)

Jak nadać dostęp do KSeF?

Proces nadawania uprawnień odbywa się bezpośrednio w systemie KSeF. Przedsiębiorca lub osoba uprawniona:

1. loguje się do KSeF,
2. przechodzi do sekcji zarządzania uprawnieniami,
3. wskazuje osobę lub biuro rachunkowe,
4. określa zakres dostępu.

Dostęp można nadać konkretnej osobie albo całemu biuru rachunkowemu. W przypadku większych firm druga opcja często okazuje się wygodniejsza, ponieważ pozwala księgowości samodzielnie zarządzać pracownikami po swojej stronie. (gov.pl)

Jakie uprawnienia można nadać?

Ministerstwo Finansów przewiduje kilka poziomów dostępu. Uprawnienia mogą obejmować między innymi:

• wystawianie faktur,
• odbieranie dokumentów,
• podgląd faktur,
• zarządzanie dostępami,
• korzystanie z integracji systemowych i tokenów.

Nie każda osoba w firmie musi mieć pełny dostęp administracyjny. Najlepiej nadawać wyłącznie takie uprawnienia, które są potrzebne do wykonywania konkretnych obowiązków. (ksef.podatki.gov.pl)

Czy można odebrać dostęp?

Tak. Uprawnienia można w dowolnym momencie:

• zmienić,
• ograniczyć,
• całkowicie usunąć.

To szczególnie ważne przy:

• zmianie biura rachunkowego,
• odejściu pracownika,
• zmianach organizacyjnych w firmie.

Ministerstwo Finansów rekomenduje regularne sprawdzanie aktywnych dostępów w systemie.

(gov.pl)

Czego lepiej nie robić?

Warto pamiętać, że dane dostępowe do KSeF powinny być chronione tak samo jak dostęp do bankowości internetowej. Dlatego przedsiębiorcy nie powinni przekazywać:

• loginów i haseł,
• dostępu do Profilu Zaufanego,
• tokenów autoryzacyjnych osobom nieuprawnionym.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest nadawanie odpowiednich uprawnień bezpośrednio w systemie KSeF.

(gov.pl)

O czym warto pamiętać przed wdrożeniem KSeF?

Przed wejściem obowiązkowego KSeF dobrze jest ustalić:

• kto w firmie odpowiada za faktury,
• kto zarządza dostępami,
• czy biuro rachunkowe jest już przygotowane do obsługi KSeF,
• kto będzie odbierał dokumenty i monitorował system,
• jak firma będzie dbać o bezpieczeństwo dostępów.

Dla mniejszych firm będzie to głównie zmiana organizacyjna. W większych organizacjach odpowiednie zarządzanie uprawnieniami może stać się ważnym elementem bezpieczeństwa i kontroli procesów finansowych.

Źródła

• Ministerstwo Finansów – Jak uzyskać dostęp do KSeF
• Ministerstwo Finansów – KSeF krok po kroku dla księgowych
• Ministerstwo Finansów – Etapy wdrożenia KSeF 2.0
• Ministerstwo Finansów – Certyfikaty KSeF